Was muss ich zum Notar mitbringen? Wichtige Unterlagen erklärt

Beim Gang zum Notar ist es wichtig, bestimmte Unterlagen und Informationen mitzubringen, um den Prozess reibungslos zu gestalten. Was genau benötigt wird, hängt von der Art des Notargeschäfts ab, zum Beispiel Immobilienkauf, Testamentserrichtung oder Unternehmensgründung. Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Unterlagen für verschiedene Notarangelegenheiten:

1. Immobilienkauf

• Personalausweis oder Reisepass: Zur Identifikation aller beteiligten Parteien.
• Kaufvertrag (sofern bereits ein Entwurf vorliegt): Falls der Vertrag schon vorbereitet wurde, sollten alle Parteien diesen mitbringen.
• Grundbuchauszug: Dieser zeigt die Eigentumsverhältnisse und mögliche Belastungen der Immobilie.
• Finanzierungsunterlagen: Bankdarlehen oder Finanzierungsbestätigungen für den Kauf der Immobilie.
• Baugenehmigungen/Pläne (bei Neubauten): Falls es sich um einen Neubau handelt, sollten die relevanten Genehmigungen vorliegen.
• Teilungserklärung (bei Eigentumswohnungen): Diese regelt die Aufteilung des Gebäudes in einzelne Eigentumseinheiten.

2. Testamentserrichtung

• Personalausweis: Zur Identifikation.
• Vorhandene Testamente: Falls schon ein Testament oder Erbvertrag existiert, sollte dieses mitgebracht werden.
• Liste der Erben: Detaillierte Informationen zu den vorgesehenen Erben und Vermächtnisnehmern (vollständige Namen, Adressen, Geburtsdaten).
• Informationen zum Vermögen: Eine Übersicht über das Vermögen, das vererbt werden soll, wie Immobilien, Bankkonten, Wertpapiere und andere Vermögenswerte.

3. Unternehmensgründung

• Personalausweis aller Gesellschafter.
• Gesellschaftsvertrag/ Satzung (sofern vorbereitet): Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden, besonders bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH oder AG.
• Handelsregisterauszug (bei bereits bestehenden Unternehmen): Falls es um eine Änderung geht, wird der Auszug des Unternehmens aus dem Handelsregister benötigt.
• Bankunterlagen: Eventuelle Finanzierungsnachweise oder Bestätigung des eingezahlten Stammkapitals (bei GmbH-Gründung).
• Genehmigungen: Für bestimmte Branchen sind vorab spezielle Genehmigungen oder Lizenzen erforderlich, die vorzulegen sind.

4. Vollmachten und Vorsorgevollmachten

• Personalausweis.
• Liste der bevollmächtigten Personen: Mit allen wichtigen Informationen zu den Personen, denen eine Vollmacht erteilt werden soll (Name, Adresse, Geburtsdatum).
• Angaben zur Art der Vollmacht: Welche Rechte und Pflichten sollen die bevollmächtigten Personen haben?

5. Schenkungen

• Personalausweis.
• Schenkungsvertrag (sofern vorhanden): Falls der Vertrag bereits besteht, sollte dieser vorgelegt werden.
• Informationen über das zu schenkende Vermögen: Angaben zu Immobilien (z. B. Grundbuchauszug), Geldvermögen oder anderen Vermögenswerten.

Weitere allgemeine Hinweise:

• Terminvereinbarung: Viele Notare verlangen eine vorherige Terminvereinbarung, um sicherzustellen, dass alle relevanten Unterlagen und Personen zur Verfügung stehen.
• Beratung im Vorfeld: Häufig lohnt es sich, vorab eine Beratung mit dem Notar zu vereinbaren, damit geklärt werden kann, welche Dokumente benötigt werden und wie der Ablauf aussieht.
• Originaldokumente: Wo möglich, sollten immer Originale und keine Kopien der Unterlagen mitgebracht werden.

Nach dem Termin -Unterlagen

Nach dem Termin beim Notar gibt es je nach Art des Geschäfts noch einige Dinge, die beachtet und erledigt werden müssen. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Schritte, die nach verschiedenen Notargeschäften häufig anstehen:

1. Nach dem Immobilienkauf

• Bezahlung des Kaufpreises: Nachdem der Notar den Kaufvertrag beurkundet hat, erhält der Käufer oft eine Zahlungsaufforderung. Der Kaufpreis ist dann an den Verkäufer zu überweisen.
• Grunderwerbsteuer: Der Notar meldet den Kauf beim Finanzamt, woraufhin der Käufer den Grunderwerbsteuerbescheid erhält. Diese Steuer muss gezahlt werden, bevor der Käufer ins Grundbuch eingetragen werden kann.
• Grundbucheintragung: Der Notar kümmert sich um die Eintragung des Käufers als neuen Eigentümer im Grundbuch. Dies dauert meist einige Wochen, und der Käufer wird schriftlich benachrichtigt.
• Eintragung von Hypotheken oder Grundschulden: Falls der Kauf über eine Finanzierung läuft, muss oft eine Grundschuld für die Bank eingetragen werden. Auch das übernimmt der Notar.
• Hausversicherung: Der Käufer sollte prüfen, ob eine bestehende Gebäudeversicherung übernommen wird oder eine neue Versicherung abgeschlossen werden muss.

2. Nach der Testamentserrichtung

• Testament hinterlegen: Es ist sinnvoll, das Testament beim Amtsgericht oder dem Notar hinterlegen zu lassen, damit es im Todesfall schnell gefunden wird. Der Notar wird dies in der Regel anbieten.
• Information der Erben: Manchmal ist es sinnvoll, potenzielle Erben über das Testament zu informieren, damit sie über ihre Rechte und Pflichten Bescheid wissen.
• Regelmäßige Überprüfung: Ein Testament sollte regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden, wenn sich die Lebensumstände ändern (Heirat, Scheidung, Geburt von Kindern usw.).

3. Nach einer Unternehmensgründung

• Eintragung ins Handelsregister: Der Notar leitet den Gesellschaftsvertrag und andere notwendige Unterlagen an das zuständige Handelsregister weiter. Die Gesellschaft wird erst mit der Eintragung rechtlich existent.
• Steuernummer und Gewerbeanmeldung: Nach der Eintragung ins Handelsregister müssen eine Steuernummer beim Finanzamt und eine Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt beantragt werden.
• Geschäftskonto eröffnen: Besonders bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH muss das Stammkapital auf ein spezielles Geschäftskonto eingezahlt werden, das meist erst nach dem Notartermin eröffnet wird.
• Versicherungen: Je nach Branche und Geschäftsform sind bestimmte Versicherungen notwendig, wie z. B. eine Betriebshaftpflichtversicherung.

4. Nach der Erteilung von Vollmachten

• Informieren der Bevollmächtigten: Die bevollmächtigten Personen sollten über ihre Rechte und Pflichten informiert werden und ggf. eine Kopie der Vollmacht erhalten.
• Vollmacht bei Banken oder Behörden einreichen: Oft muss eine Vollmacht bei Banken oder Behörden hinterlegt werden, damit sie im Bedarfsfall sofort genutzt werden kann.
• Regelmäßige Überprüfung: Ähnlich wie bei Testamenten sollten auch Vollmachten regelmäßig überprüft und ggf. angepasst werden.

5. Nach einer Schenkung

• Grundbucheintragung (bei Immobilienschenkungen): Bei Schenkungen von Immobilien veranlasst der Notar die Eintragung des neuen Eigentümers im Grundbuch.
• Schenkungssteuer: Schenkungen können je nach Höhe der Werte steuerpflichtig sein. Das Finanzamt wird automatisch über die Schenkung informiert, und es erfolgt eine Prüfung, ob Schenkungssteuer fällig wird.
• Übergabe der Vermögenswerte: Die tatsächliche Übergabe des geschenkten Vermögens muss nach dem Notartermin erfolgen. Bei Geldschenkungen geschieht dies durch Überweisung, bei Immobilien durch die Übergabe der Schlüssel usw.

Allgemeine Punkte nach dem Notartermin:

• Dokumente aufbewahren: Alle notariellen Urkunden und Verträge sollten sicher aufbewahrt werden. Diese Dokumente sind oft wichtig für zukünftige Rechtsgeschäfte oder Nachweise.
• Zahlungen an den Notar: Der Notar stellt für seine Dienstleistungen eine Rechnung, die in der Regel innerhalb weniger Wochen nach dem Termin zu begleichen ist. Diese kann Gerichts- und Beurkundungskosten sowie andere Gebühren beinhalten.
• Fristen einhalten: Es gibt oft Fristen, die nach dem Notartermin zu beachten sind, z. B. die Zahlungsfristen für Steuern oder den Kaufpreis. Diese sollten genau eingehalten werden, um Verzögerungen oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Durch das rechtzeitige Erledigen dieser Schritte wird sichergestellt, dass das notarielle Geschäft korrekt und vollständig abgeschlossen wird.